Comment réussir son déménagement d’entreprise  ? 

Déménager pour insuffler une nouvelle dynamique positive au sein de son entreprise.  

Derrière cette projection idéale, se cache une tout autre réalité. Le déménagement est une étape sensible dans la vie d’une société.

Explosion des coûts, mal-être du personnel, ralentissement des activités sont autant de risques qui attendent les entreprises mal préparées face à ce challenge. 

C’est pourquoi Buroconcept propose ses services pour préparer et accompagner cette transition.

David Van Gelder, CEO chez Buroconcept nous explique les raisons qui ont mené à la création de cette offre pour les entreprises. 

En général, comment un déménagement est-il abordé par une entreprise ?  

Un client qui souhaite déménager est confronté à une désorganisation ou à un espace qui ne correspond plus à ses besoins ou ses impératifs futurs : augmentation du télétravail dans son entreprise, bâtiment vétuste,… Ils font alors appel à un agent immobilier qui sont des experts au niveau de la consultance et l’assistance des clients pour la recherche d’un bâtiment. 

Ces expertises ne sont pas suffisantes ?  

Non. Il est important d’y adjoindre des expertises en aménagement de bâtiments et en évaluation des besoins au niveau de l’organisation d’une société. Et ce, afin de comprendre les enjeux liés au passage d’une organisation à une autre et la traduction des besoins en termes de besoins spatiaux, fonctionnels et techniques.  

Quel impact cette absence a-t-il dans la recherche d’un bâtiment ?  

Sans cette expertise, la recherche ne sera pas appropriée parce qu’elle n’a pas pris en compte l’étape de l’évaluation des besoins. 

De plus, la question de la pertinence d’un déménagement est passée sous silence. Une fois les besoins mis à plat grâce à notre expertise, il est plus facile d’évaluer si le bâtiment actuel peut convenir moyennant quelques adaptations.  

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Et cela permet d’éviter des coûts inutiles.  

Oui, et pas que. Il y a bien sûr les coûts liés à la recherche d’un bâtiment, mais aussi les ressources que cette opération va demander.

Ou encore, dans un premier temps, l’inefficience des équipes qui vont devoir intégrer de nouveaux bureaux. 

Comment éviter ces dérapages ?  

Si les besoins n’ont pas été identifiés, aucun ordre logique n’est suivi. En faisant appel à un bureau d’étude comme Buroconcept, l’entreprise pourra déterminer ses besoins fonctionnels précis.

Ils seront ensuite comparés à ce qu’offre leur localisation existante afin de déterminer si elle répond, ou non, à la demande.

Et si ce n’est pas le cas, une recherche d’un bâtiment sera entreprise sur base d’un cahier des charges clair et précis rédigé par un expert qui ne se limite pas à certains points.  

Quels sont justement ces points auxquels une entreprise qui souhaite déménager se cantonnent habituellement ?  

La surface nécessaire est souvent le seul critère retenu. Et cette surface est bien souvent déterminée par rapport à la surface existante et ajustée selon le nombre d’équivalents temps-plein : si l’équipe augmente de 50 %, les surfaces occupées devraient augmenter de façon équivalente. Mais ce calcul n’est pas correct. La surface ne fait pas tout.

De nombreux aspects ne sont pas pris en compte en réfléchissant de la sorte et le bâtiment final n’est pas adapté.

Ce qui peut créer des départs de collaborateurs, des projets inefficients voire mal adaptés, une réduction de l’attractivité des installations pour de nouveaux talents. 

Quels sont les aspects à prendre en compte au-delà de la surface nécessaire?   

L’adéquation avec le programme de base, les coûts d’investissement et le planning. Ils ont tous un impact sur le budget final.  

Auriez-vous des exemples de budgets qui explosent parce que le phasage n’est pas respecté ?  

Nous constatons que bien souvent, l’aspect loyer, taxes, etc. est pris en compte dans les calculs, mais pas celui des coûts d’investissement.

Qui sont justement définis lors de la phase d’identification des besoins.

L’entreprise se limite alors à un benchmark de 400 à 500 euros le mètre carré sans aller plus loin. Mais dans certains cas, le bâtiment loué est casco.

Le coût de location est intéressant, mais les coûts d’investissement sont énormes !

Tout le calcul est faussé. Un autre exemple : un bâtiment qui doit être remis aux normes de confort (chauffage, éclairage, sécurité incendie,…). 

Quels sont les impacts de ces surcoûts ?  

Si les coûts d’investissement explosent, les aménagements à effectuer vont souffrir d’une carence en budget.

Et ils ne pourront pas être développés suffisamment.

L’entreprise sera alors forcée de récupérer du mobilier obsolète ou inadéquat.

Ce qui impactera la pertinence des aménagements finaux.  

Vous parliez de planning. Trouver un bâtiment sans objectif clair prend du temps, tout comme l’aménager. Quelles sont les conséquences sur le projet de déménagement ?  

De ce que j’ai pu observer, l’aspect RH est l’une des premières victimes. Il n’est pas suffisamment intégré dans le processus. Pourtant, ce sont eux qui comprennent ce qui est nécessaire pour que l’entreprise fonctionne. Ils peuvent, d’une certaine manière, traduire les besoins de fonctionnement en outils. 

De plus, dans ce processus, le personnel ne peut pas toujours être intégré selon les besoins du planning. Le “change management” est indispensable dans un processus de déménagement. Sans cela, le personnel ne comprendra pas le sens du déménagement. On en revient au problème de fuite des talents mentionné plus tôt.  

Au bout de ce phasage, comment définissez-vous un projet réussi ?  

Pour nous, il s’agit d’un projet durable.

Le projet le plus durable est celui ne nécessite pas d’investissements supplémentaires par après pour le rendre (plus) efficient.

Et le phasage précis permet d’atteindre cet objectif.  

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