Activity Based Working of hoe de ruimte opnieuw afstemmen op de professionele activiteiten
In het HR-beleid neemt welzijn op het werk hoe langer hoe meer een centrale plaats in. Activity Based Working (ABW) sluit helemaal aan bij dit streven naar welzijn. Het is een strategie voor de inrichting van de werkruimte waarbij gebruikers de keuze krijgen tussen verschillende werkplekken die allemaal voor een specifieke activiteit ontworpen zijn. Als specialist ter zake stelt Buroconcept al ruim 10 jaar ABW voor aan zijn klanten. We praten erover met Christine Rillaerts, partner-architect bij het Brusselse bureau.
Wat houdt Activity Based Working (ABW) in?
Bij Activity Based Working wordt de werkruimte losgekoppeld van de gebruiker en opnieuw in het teken van de beroepsactiviteit geplaatst. Het is de bedoeling dat de verschillende werktaken in verschillende ruimten worden uitgevoerd. Elk van die Activity Based Stations, die ik ook de ‘ingrediënten’ noem, wordt specifiek voor de activiteit in kwestie ontworpen. De ABW-aanpak is op een heel concrete analyse gebaseerd: werknemers vervullen dagelijks verschillende activiteiten en hebben daarom nood aan verschillende werkomgevingen om ze tot een goed einde te brengen.
Dat is precies het tegenovergestelde van een klassieke werkruimte …
Achter deze aanpak gaat een andere logica schuil. Bij een traditionele kantoorinrichting wordt een en dezelfde plek, vaak een klassiek bureau, toegewezen aan een persoon die daar de hele dag door werkt. E-mails schrijven, telefoneren, een videoconferentie lanceren, administratief werk verrichten, soms zelfs onverwacht een kleine informele vergadering houden … het gebeurt allemaal op die éne plaats. ABW is precies het tegenovergestelde.
Wat is het verschil tussen flexwerken en ABW?
Bij de inrichting van een Flex-omgeving stapt men af van het idee van toegewezen werkposten. Helaas werd dit concept vaak ondoordacht toegepast met als enig doel om vierkante meters uit te sparen en zonder in de nodige tools te voorzien voor de goede werking ervan. Dergelijke projecten waren nefast voor het imago van flexibele werkomgevingen bij het grote publiek. Activity Based Working vertrekt van een heel andere insteek: hierbij wordt de werkomgeving aangepast aan elke activiteit. De ruimten zijn dus zo ontworpen dat de activiteiten er optimaal kunnen worden uitgevoerd. Zo zal een telefoonruimte een andere grootte hebben, anders uitgerust zijn en met andere materialen zijn afgewerkt dan een brainstormruimte. De ruimten worden dus niet meer toegewezen aan mensen maar aan taken. En iedereen verplaatst zich naargelang van de te verrichten taak. De flexibiliteit is een logisch gevolg, geen doel op zich!
Wat zijn de positieve gevolgen van een ABW-inrichting voor werknemers?
In de eerste plaats en in het algemeen is het ABW-concept bevorderlijk voor het welzijn op het werk. Zowel het fysiek als het moreel welzijn. Werknemers kiezen hun werkplek naargelang van de taak die ze moeten verrichten, een verantwoordelijkheid die een groter vertrouwen vanwege de werkgever veronderstelt. En dan is er natuurlijk de mobiliteit: de werknemers moeten zich verplaatsen, rondlopen om het Activity Based Station, met andere woorden de ruimte, de plaats, het ingrediënt, te kiezen dat het meest geschikt is voor hun activiteit. Door deze bewegingen en de diversiteit aan aangeboden configuraties, zoals zit-stabureaus, lagere zittingen …, neemt men doorheen de dag telkens een andere houding aan, wat goed is voor de gezondheid. Een dergelijk concept zorgt ook voor een grotere dynamiek en dat versterkt de sociale contacten tussen de medewerkers binnen de onderneming. Bovendien verbetert ABW het akoestisch comfort, doordat elke medewerker een plaats kan kiezen waar hij bijvoorbeeld ongestoord en zonder anderen te storen kan telefoneren. Tot slot en ook niet onbelangrijk, kunnen medewerkers trots zijn omdat ze tot een onderneming behoren waar er aandacht is voor welzijn op het werk!
Door ABW toe te passen, gebruikt Buroconcept de werkomgeving dus om bij te dragen aan het welzijn in een onderneming?
Heel wat studies tonen het aan: een verbetering van het welzijn leidt tot een betere kwaliteit van het werk, een hogere productiviteit, een groter engagement van de werknemer ten aanzien van de onderneming, minder absenteïsme op het werk enz. Daarom sensibiliseren we onze klanten voor de positieve impact van de ABW-inrichting op hun werknemers.
En wat met telewerk?
We hebben heel wat ABW-projecten gerealiseerd vóór de pandemie, toen het telewerk nog veel minder ingeburgerd was dan nu. Telewerk is dus geen must voor de invoering van een dergelijke omgeving. De woning moet gewoon als een extra ‘Activity Based Station’ beschouwd worden.
Bij ABW wordt van ondernemingen verwacht dat ze hun manier van werken op kantoor opnieuw bekijken. Hoe pakt Buroconcept het aan om ze te overtuigen?
Het is niet onze bedoeling om ze tegen elke prijs te overtuigen. Bij de aanvang van al onze projecten wijden we onze klanten in in de principes van Activity Based Working, en de grote meerderheid ziet meteen de voordelen van het concept. Daarna organiseren we workshops om te bepalen welke ‘ingrediënten’, werkposten, vergaderruimten, silent rooms, bubbels enz. de organisatie nodig heeft en hoeveel. Tien jaar knowhow in ABW volstaan meestal om te overtuigen!
Een concreet voorbeeld van een ABW-inrichting ?
Een medewerker die ‘s ochtends in een landschapskantoor is gaan zitten, wil ongestoord en zonder anderen te storen telefoneren en neemt daarvoor plaats in een akoestische cabine van het type Phone Booth, die perfect geluiddicht is. Als hij een verslag moet schrijven en heel geconcentreerd moet werken, kan hij in de bibliotheek of in een bubbel gaan zitten. In een onderneming kunnen zich vele Activity Based Stations bevinden, zodat medewerkers zich in de loop van dezelfde dag op verschillende plaatsen kunnen installeren.
Wat is het meest ‘populaire’ station van een ABW?
Dat hangt natuurlijk van de ondernemingen en hun activiteiten af. De One-to-few is erg in trek, dit is een gesloten lokaal met een vergadertafel, een ergonomische stoel en enkele andere zitplaatsen voor bezoekers. Deze polyvalente ruimte kan als vergaderruimte of als tijdelijk individueel kantoor gebruikt worden, of als bubbel om te telefoneren. De ruimte spreekt vooral managers aan die geen toegewezen individueel bureau meer hebben waar ze hun medewerkers kunnen ontvangen.
Is ABW geschikt voor kleine ondernemingen?
Ja, Buroconcept heeft ABW-bureaus ontworpen voor een oppervlakte van enkele honderden m2 en van tienduizenden m2. De stations, de plaatsen van de ABW zullen dan veelzijdiger zijn en in verschillende behoeften voorzien. In plaats van een bubbel (concentratieplaats) én een Phone Booth (een plaats om te telefoneren) te installeren, zullen we aan onze klanten voorstellen om een goed geïsoleerde bubbel te installeren, die zowel geschikt is voor geconcentreerd werk als om te telefoneren.
Is Activity Based Working eigenlijk echt een nieuwe tendens?
Nee, helemaal niet, Buroconcept biedt ABW al meer dan 10 jaar aan. We hebben op dit vlak dus heel wat knowhow opgebouwd. Historisch gezien maakt dit type inrichting van de werkplek deel uit van de ‘New Ways of Working’. Maar deze ‘nieuwe manieren van werken’ zijn in feite niet zo recent. De theorie rond ABW gaat terug tot de jaren 50-60, al bestond de benaming ABW toen nog niet. Ik denk dat de eerste persoon die het principe van Activity Based Working aanbracht, Eric Veldhoen was, die in 1995 het boek ‘The Demise of the Office’ publiceerde. Hij ontwikkelde het concept bij Veldhoen+Company, een groot adviesbureau voor kantoorinrichting in Nederland.
