Hoe professionele kantoren toekomstbestendig inrichten? 

De manier van werken verandert. En de kantoren moeten zich hieraan aanpassen, om binnen enkele jaren al niet voorbijgestreefd te zijn. In dit artikel bekijken we verschillende praktijken die je kunt toepassen om ervoor te zorgen dat je kantoorinrichting bruikbaar blijft bij veranderende werkgewoonten. 

De dagen van werknemers zijn nog nooit zo gevarieerd geweest. ‘s Ochtends telewerk, dan lunch met de collega’s in de zithoek op kantoor, in de vroege namiddag videoconferentie in een vergaderzaal en een moment van concentratie in de open-space om de werkdag af te ronden. 

De werkmethodes veranderen, zoveel is duidelijk. Ze worden gevarieerder, net zoals de activiteiten van de werknemers en de operationele behoeften van de teams. 

Achter die vaststelling gaat een vrees schuil: als die werkgewoonten almaar evolueren, hoe dan kantoren inrichten die aan deze veranderingen aangepast kunnen worden? Moeten de werkruimten niet permanent veranderd worden? Dat is zowel op financieel als organisatorisch vlak een grote uitdaging voor de ondernemingen. 

In dit artikel reiken we zeven ideeën aan om werkruimten te creëren die aanpasbaar zijn aan de evolutie van onze manier van werken. 

Werkruimten creëren die afgestemd zijn op een projectmatige aanpak  

Aan meerdere werknemers van verschillende afdelingen wordt gevraagd om samen aan een specifiek project te werken. Een vaak voorkomende situatie in elke onderneming. Maar een echte hersenbreker voor wie de indeling van de vergaderzalen en werkruimten beheert. Moeten alle bureaus verplaatst worden zodat ze naast elkaar komen te staan? Of werkt de groep in een vergaderzaal die echter al vaak in gebruik is? 

Projectmatig werken is een essentieel element in het bedrijfsleven. Door in projectgerichte werkruimten te voorzien, kun je je professionele kantoren dan ook afstemmen op de werkelijke behoeften van je teams. Als de ergonomie van de zaal rekening houdt met de behoeften (zowel qua meubels en rekken als qua kantoormateriaal), zullen de teams functionele ruimten ontdekken die bevorderlijk zijn voor het welslagen van hun projecten, zonder dat ze de andere werknemers in de onderneming hinderen. 

 

Flexibel meubilair voor professionele kantoren 

“Eenvoud is de ultieme perfectie”. Dat citaat van Leonardo da Vinci is ook van toepassing op de inrichting van werkruimten. Wil je dat je kantoormeubilair ook binnen vijf, tien, twintig jaar nog functioneel is? Hou het dan eenvoudig! “Voor de Brusselse kantoren van Credoc kwamen we tot de bevinding dat het gebruik van de werkruimten van dag tot dag sterk verschilde. Daarom hebben we voor tafels met centrale tafelpoten geopteerd, waardoor je er meestal met vier werknemers aan kunt zitten, maar op drukke dagen ook met zes. Een heel eenvoudige en efficiënte oplossing“, zegt Christine Rilaerts, bestuurder bij Buroconcept. 

Achter dit voorbeeld gaat een fundamenteel principe van kantoorinrichting schuil. Eenvoudig maar functioneel kantoormateriaal kan op verschillende manieren gebruikt worden. Terwijl specifiek meubilair die mogelijkheid niet biedt. Dat is dus een cruciaal element om flexibel te blijven bij veranderende werkgewoonten. 

Modulaire boxen in de werkruimte 

Panelen of open-space? Gesloten kantoor of vergaderzalen? Die vragen leiden tot echte hoofdbrekens bij de inrichting van een werkruimte. 

En dat is niet verwonderlijk, want vaak is het antwoord “dat hangt ervan af”.  

Hoe kun je ervoor zorgen dat de keuzes die je maakt ook de komende jaren functioneel blijven? Een oplossing bestaat erin om modulaire boxen in de open-space te installeren. In die boxen zit al het kantoormateriaal en ook de nodige aansluitingen. 

Je kunt de modulaire ruimtes omvormen tot vergaderzaal, een werkplek met akoestische bescherming of een privékantoor. Dat is gebeurd voor het project VK engineering in Brussel, dat voor modulaire boxen opteerde die naast de open-space geplaatst werden. Dat maakt een flexibele indeling van de werkruimte mogelijk, zonder dat er aanpassingen nodig zijn op het vlak van speciale technieken. Met als groot pluspunt dat de boxen nadien verplaatst kunnen worden.  

Een intuïtieve en duidelijke inrichting 

Moet de werkruimte vaak aangepast worden aan de behoeften van de teams? De functie van elk element moet duidelijk blijven dankzij vooraf afgesproken codes. 

Bij Buroconcept gaat de inrichting van professionele kantoren gepaard met indicaties. “In een veranderende context moeten de werknemers zich snel aanpassen aan een nieuwe omgeving. Voor de kantoorinrichting bij Solar Concept in Brussel hebben we codes volgens het type vergaderzaal ingevoerd. Het type verlichting verandert naargelang van de werkplek. Of de decoratie op de deur van een vergaderzaal verschilt naargelang van de capaciteit of het meubilair. Bovendien wordt elke ruimte voor een specifieke taak en op heel intuïtieve wijze ingericht“, verduidelijkt Christine. 

Modulair meubilair gebruiken voor functionele ruimten 

Heeft een team nieuwe operationele behoeften? En als het meubilair daar nu eens aan aangepast kan worden? Dat is het uitgangspunt van modulair meubilair. Rekken waarvan de laden onderling verwisseld kunnen worden om tot grotere opbergruimten te komen. Armstoelen die kasten worden om kantoormateriaal in op te bergen. Of bureaus waar je zitplaatsen van kunt maken. Op de meubelmarkt vind je tal van fabrikanten die dit type oplossingen aanbieden. Die modulaire elementen zijn duurder in de aankoop, maar ze blijven functioneel voor je teams omdat ze aanpasbaar zijn aan hun operationele behoeften. 

Inspelen op de behoeften van de teams 

Toekomstbestendige kantoren zijn vooral werkruimten die bruikbaar blijven. Het is niet de bedoeling om in vergaderzalen of kantoormateriaal te investeren en het dan stof te laten vergaren. 

Toch is het voor werkgevers niet eenvoudig om hun werknemers te overtuigen terug te keren naar kantoor. Om in een open-space te werken, terwijl velen van hen liever thuisblijven. 

Daarom moet de kantoorinrichting doordacht zijn en op maat van de werknemers. Om hen te geven wat ze thuis niet hebben. Eerst en vooral hun collega’s. Maar ook functionele ruimten die afgestemd zijn op hun behoeften. Vergaderzaal, stille open-space om zich te concentreren, ingerichte zaaltjes die geschikt zijn voor videoconferenties … Het kantoor moet een functionele ruimte zijn die hen tijd doet uitsparen bij de taken die ze moeten verrichten. Of het nu gaat om goede akoestiek in de concentratieruimten of aangepaste apparatuur in de vergaderzalen. Een professioneel kantoor heeft heel wat pluspunten in petto in vergelijking met telewerk.  

Flexibele werkruimten en mogelijkheid tot reserveren 

HWoW of Hybrid Ways of Working verwijst naar de hybride invulling van de werkmethode. Dit concept onderstreept het idee dat de activiteiten van werknemers almaar gevarieerder worden. Maar die diversiteit maakt het beheer van de werkruimten complexer. Altijd over en weer lopen tussen de open-space en een vergaderzaal is uiteraard niet ideaal. Vooral wanneer de meerderheid van de werknemers in de onderneming dit ritme volgt. Daarom is het belangrijk ervoor te zorgen dat de werkruimten gereserveerd kunnen worden. Door bijvoorbeeld in een reserveringsplatform en regels voor het gebruik van de ruimten te voorzien.  

Tot slot moet je eraan denken dat hoe kleiner de ruimte is, hoe meer de mogelijkheid tot reserveren beperkt moet worden. “Dat is een principe dat je toepast vanuit de opvatting dat je een werkruimte moet creëren die zich aanpast aan de activiteiten van de werknemers”, verduidelijkt Christine Rilaerts, bestuurder bij Buroconcept. “In de configuratie van het hybride werken weet de werknemer niet op voorhand uit welke verschillende activiteiten zijn dag zal bestaan. Daarom moet het gebruik van kleine werkruimten flexibel blijven: hij moet een beschikbare ruimte vinden waar hij kan telefoneren zonder de open-space te storen, er moet een concentratieruimte vrij zijn als hij zich even wil afzonderen voor een complexe taak, … Je moet er dan ook voor zorgen dat een deel van de ruimten niet gereserveerd kan worden. Met gebruiksregels die verduidelijkt worden in de guidelines.” Het is de bedoeling zich aan het principe te houden dat hoe kleiner een zaal is, hoe moeilijk het is om ze te reserveren.  

In dit artikel reiken we heel wat pistes op het vlak van inrichting en organisatie aan om tot flexibele kantoren te komen gezien de evolutie van de werkgewoonten. Maar dat is niet alles. Ook het management speelt een cruciale rol. Een toekomstbestendig professioneel kantoor is een kantoor dat aangepast kan worden aan de behoeften van de werknemers. En dat is alleen haalbaar als het management vertrouwen heeft in zijn teams. En hen de kans biedt om hun behoeften te formuleren en over ruimten te beschikken die daar een afspiegeling van zijn.