Déménagement d’entreprise : quatre étapes à suivre pour faire le bon choix 

Déménager est une étape capitale pour une entreprise. De nombreux éléments sont à prendre en compte au moment de faire le choix du bâtiment qui accueillera vos espaces de travail. Nous vous proposons une check-list afin de vous guider dans vos décisions et vous permettre de trouver un bâtiment correspondant aux exigences de votre activité. 

Vous souhaitez déménager ? Vous entamez alors une étape sensible pour le bon développement de votre entreprise. Car pour que ce déménagement soit une réussite, un nombre important d’éléments doivent être pris en compte. Si l’aspect budgétaire et du planning viennent en premier à l’esprit, une multitude de facteurs sont à considérer dans le choix de votre futur lieu de travail. 

Il est capital d’effectuer une étude des besoins de votre entreprise afin de choisir au mieux le futur bâtiment qui accueillera vos postes de travail. Cette étape d’audit des besoins est la base d’un déménagement d’entreprise réussi. 

our y voir clair, nous vous proposons une check list composée de quatre étapes à valider pour faire de votre déménagement d’entreprise une réussite.  

Logistique, administratif,… Les formalités liées à la localisation 

Ces premières réflexions s’articulent autour de la question de la localisation de votre lieu de travail. Naturellement, il faut analyser les habitudes de vos salariés.  » Nous organisons des workshop autour de différentes thématiques afin de prendre en compte les habitudes des employés au niveau de leurs déplacements. Lieu de résidence, moyens de déplacement,etc » explique Christine Rilaerts, administratrice chez Buroconcept. Elle poursuit, “ s’ajoutent les questions stratégiques. Est-ce que l’entreprise souhaite rester avec une adresse à Bruxelles ? Est-ce qu’elle veut déménager dans une autre région pour des raisons fiscales ou administratives ? La question de l’accessibilité à un aéroport est également un facteur important pour les entreprises de logistique actives à l’international.” 

Enfin, une autre question est liée au type de bâtiment. Souhaitez-vous emménager dans un immeuble partagé avec d’autres entreprises ou au contraire choisir un bâtiment qui n’accueillera que votre société?”   

Ce premier point de la check-list affine notre comparateur qui vous permettra de choisir les bâtiments les plus intéressants pour votre activité. 

Le lieu de travail et l’espace nécessaire

Vient ensuite l’aspect spatial : il s’agit de se poser la question du nombre de mètres carrés dont l’entreprise a besoin pour installer ses différents lieux de travail et la logistique qui les accompagne.  

L’augmentation du travail hybride (HWoW) qui modifie profondément les habitudes de travail, rend ce calcul de plus en plus complexe. Cette évolution modifie les habitudes des salariés qui naviguent entre plusieurs lieux d’activité au cours de la journée. De l’open space, aux espaces de réunion jusqu’au domicile. Contrairement à une vision classique du travail dans laquelle le salarié occupait son poste de travail toute la journée. Cette évolution doit être prise en compte au moment du calcul de l’espace nécessaire aux différentes équipes.   

Dans cette approche spatiale, il est important de garder une vision macro : définir l’espace requis pour les salles de réunion, l’espace pour les postes de travail, pour l’open-space, pour les lieux dédiés à la logistique, etc. 

Une fois ces besoins définis, il faut se pencher sur l’espace en lui-même. Une des questions centrales tient au placement des cloisons qui vont délimiter les espaces de travail au sein du bâtiment. Et celle-ci peuvent changer un projet du tout au tout !  

“Les cloisons doivent être placées en fonction des fenêtres du bâtiment, explique Christine Rilaerts. Imaginons un bâtiment avec des fenêtres disposées de telle sorte que le plus petit bureau fait 2m40 de largeur. Comparons ce bâtiment avec un second lieu où les fenêtres ne permettent d’installer des cloisons que tous les 1 m 80. Cette largeur est trop étroite pour un lieu de travail. Il faudra donc passer à 3m60 de largeur par bureau. Ce qui, sur l’ensemble d’une façade, représente une différence énorme. Ces éléments sont aussi connus sous le nom de la modulation du bâtiment et sont des formalités vitales pour un déménagement réussi.” 

Les fonctions à surveiller pour le déménagement de votre entreprise 

Le troisième de la check-list du déménagement d’entreprise réussi est l’aspect dit fonctionnel. 

Si un point de vue macro était abordé au cours de l’étape « spatiale », il est temps d’étudier ce projet de lieu de travail de plus près. Pour la lumière par exemple. Un poste de travail n’est agréable qu’à condition de bénéficier de lumière naturelle. Une fois de plus, le type d’installation modifiera grandement les besoins d’espace. “ Les six premiers mètres du plateau situés à côté de la fenêtre sont ceux privilégiés pour l’installation d’espaces de travail, explique Christine Rilaerts, Un open-space pourra accueillir de nombreux salariés sur ces premiers mètres. Alors que l’aménagement de postes de travail en bureaux individuels limitera nettement ce nombre.” Derrière ces six mètres, on retrouve les espaces de second jour. Ils sont destinés à des salles de réunion, des espaces de rencontre ou logistiques. Leur nombre dépendra des besoins de votre entreprise.  

Un autre exemple, un bâtiment avec de nombreuses colonnes empêchera l’installation de grandes salles de réunion. Il influe aussi sur l’aménagement des espaces de travail et la disposition du mobilier.  

Ce n’est qu’en définissant exactement les besoins de votre projet qu’il est possible d’évaluer la pertinence d’un bâtiment. 

Les formalités techniques du projet 

Quatrième étape de la check-list. Le projet prend forme et des contraintes sont à considérer. Ventilation, isolation acoustique, chauffage, éclairage,… Les points techniques sont nombreux.  

L’ancienneté du bâtiment est un point à garder à l’œil. Les anciens bâtiments accueillant des bureaux ne respectent pas les mêmes normes que nos lieux de travail actuels. Que ce soit par rapport aux points liés à l’HVAC (ventilation, chauffage et climatisation) ou à l’éclairage.  

Les immeubles de bureaux comprenaient nettement moins de travailleurs qu’il y a une vingtaine d’années. Logique puisque ceux-ci avaient, pour la plupart, leur propre bureau. Nos open-space modernes permettent à plus de salariés de travailler sur un même plateau. Conséquence, les aspects techniques ne sont pas toujours adaptés à ces nouvelles situations : manque de lumière, aération qui ne sont pas suffisantes, etc. Cette réalité doit être anticipée si votre choix se porte sur un ancien bâtiment. Bien souvent, des coûts supplémentaires s’ajouteront avant l’emménagement.  

L’aspect des nuisances sonores est également abordé au cours de cette étape technique. Deux éléments sont à prendre en compte: l’absorption et la transmission du bruit. La transmission du bruit concerne la façon dont les sons vont se transmettre d’une pièce à l’autre alors que l’absorption s’attarde sur la résonance des pièces. Cette dernière dépend énormément des matériaux de construction utilisés. Une mauvaise insonorisation de pièces destinées à des réunions ou des call peut s’avérer problématique pour la tranquillité de l’ensemble du plateau.    

Les considérations liées à l’écologie et à l’économie d’énergie sont aussi à prendre en compte au cours du choix du bon bâtiment. L’isolation est un point central de vos calculs financiers au niveau de vos dépenses. Tout comme les installations qui permettront de réduire la facture d’énergie en fin de mois. Par exemple, le fait que le bâtiment soit équipé de détecteurs de mouvement pour gérer l’éclairage est synonyme de réelles économies. 

Le budget et le planning à intégrer dans la check-list 

Cette longue check-list vous permettra d’apporter de la clarté dans votre recherche immobilière. En identifiant clairement vos besoins et en faisant appel à une société d’aménagement de bureaux expérimentée comme Buroconcept, vous affinerez votre recherche et trouverez un bureau réellement adapté aux besoins de votre entreprise.  

Les aspects financiers sont bien entendu à prendre en compte. Mais en identifiant exactement vos besoins, vous vous assurez de trouver un bâtiment exactement adapté à votre quotidien et limiterez les mauvaises surprises après emménagement.  

Enfin, l’aspect planning est à intégrer à cette équation. La disponibilité du bâtiment va conditionner le choix. Mais aussi son état général : bâtiment clé en main, en construction ou livré sans remise en pristin état. Si d’importants travaux sont à réaliser avant livraison, la date du déménagement peut être lourdement affectée.