Een geslaagde bedrijfsverhuizing
U wil verhuizen om uw bedrijf nieuw leven in te blazen.
Maar achter dat ideaalbeeld gaat een heel andere werkelijkheid schuil. Verhuizen is een riskante stap in het leven van een bedrijf.
Kosten die de pan uit rijzen, ongemak bij het personeel en een verminderde productiviteit: bedrijven die slecht voorbereid zijn op de uitdaging staan heel wat risico’s te wachten.
Daarom biedt Buroconcept zijn diensten aan om de overgang voor te bereiden en te begeleiden.
David Van Gelder, CEO van Buroconcept, verklaart de redenen achter de creatie van deze dienst voor bedrijven.
Hoe pakken bedrijven zo’n verhuizing meestal aan?
Een klant die wil verhuizen, krijgt zijn huidige bedrijfsruimte niet naar behoren georganiseerd of heeft een bedrijfsruimte die niet meer beantwoordt aan zijn huidige of toekomstige behoeften: minder werkstations nodig omdat het personeel vaker telewerkt, verouderd gebouw enz. De klant doet dan een beroep op een makelaar, een expert in het adviseren en begeleiden van klanten bij het vinden van een pand.
Is die expertise niet voldoende?
Nee. Het is belangrijk dat ook de nodige expertise in inrichting van gebouwen en in evaluatie van de organisatorische behoeften van een bedrijf wordt ingeschakeld. Een deskundige kan inzicht bieden in de uitdagingen die gepaard gaan met de overdracht van een bedrijfsruimte van de ene naar de andere organisatie en de behoeften vertalen in ruimtelijke, functionele en technische vereisten.
Wat is het gevolg als dergelijke expertise ontbreekt bij de zoektocht naar een pand?
Zonder die expertise en dus een voorafgaande evaluatie van de behoeften kan er niet gericht worden gezocht.
Bovendien wordt de eerste stap overgeslagen: nagaan of een verhuizing wel degelijk nodig is. Eens de behoeften in kaart zijn gebracht dankzij onze expertise, wordt het eenvoudiger om te beoordelen of het huidige gebouw eventueel toch kan worden aangepast om tegemoet te komen aan de noden.
En zo kan je als bedrijf heel wat onnodige kosten vermijden.
Ja, en dat niet alleen. Het kost natuurlijk iets om een makelaar te laten zoeken naar een gebouw, maar ook de verhuizing zelf brengt een stevig kostenplaatje met zich mee.
Daar komt dan nog bij dat de teams tijd nodig zullen hebben om te wennen aan de nieuwe kantoren en in de tussentijd minder productief zullen zijn.
Hoe kan worden voorkomen dat het op die manier uit de hand loopt?
Als de behoeften niet in kaart worden gebracht, is er geen logisch stappenplan om te volgen. Door een beroep te doen op een studiebureau als Buroconcept kan het bedrijf zijn precieze functionele behoeften bepalen.
Die worden dan vergeleken met de eigenschappen van de bestaande bedrijfsruimte om te bepalen of die al dan niet aan de vraag voldoet.
Is dat niet het geval, dan kan er worden gezocht naar een nieuw gebouw op basis van een duidelijk en nauwkeurig bestek dat is opgesteld door een deskundige die zich niet tot bepaalde punten beperkt.
Wat zijn dan die punten waartoe een bedrijf dat wil verhuizen zich meestal beperkt?
Vaak is de benodigde oppervlakte het enige criterium. En die wordt dan bepaald door de huidige oppervlakte aan te passen aan het aantal voltijdse equivalenten: als het team met 50% groeit, moet de oppervlakte met hetzelfde percentage toenemen. Maar die rekenmethode klopt niet.
De benutbare oppervlakte van een bedrijfsruimte is niet zaligmakend. Op die manier wordt met tal van aspecten geen rekening gehouden en eindigt het bedrijf in een gebouw dat niet per se geschikt is.
Dat kan tot gevolg hebben dat werknemers vertrekken, dat projecten minder efficiënt worden afgehandeld of zelfs mislukken, en dat het moeilijker wordt om nieuw talent aan te trekken.
Welke andere aspecten dan de vereiste oppervlakte moeten nog in aanmerking worden genomen?
De afstemming op het basisprogramma, de investeringskosten en de planning. Alles heeft een impact op het uiteindelijke budget.
Kunt u voorbeelden geven van budgetten die ontsporen omdat het stappenplan niet wordt nageleefd?
We zien dat bij de berekeningen rekening wordt gehouden met de huur, de belastingen enz., maar heel vaak niet met de investeringskosten.
En die worden net in kaart gebracht tijdens die stap waarin de behoeften worden bepaald.
Het bedrijf beperkt zich dan tot een schatting van 400 à 500 euro per vierkante meter zonder verdere analyse. Maar soms is een huurgebouw bijvoorbeeld casco.
De huurkosten zijn dan laag, maar de investeringskosten zijn enorm!
De berekening is dan helemaal vertekend. Een ander voorbeeld: een gebouw dat moet worden gerenoveerd (verwarming, verlichting, brandveiligheid enz.).
Wat zijn de gevolgen van die extra kosten?
Als de investeringskosten de pan uit rijzen, zal het bedrijf bij de werken en inrichting op een budgettekort botsen.
En dus niet alles kunnen afwerken en aankopen.
Het bedrijf zal zich dan tevreden moeten stellen met verouderd of ongeschikt meubilair.
En dat maakt de inrichting dan weer minder geschikt.
U had het over planning. Een gebouw vinden zonder duidelijk doel kost tijd, en hetzelfde geldt voor de inrichting ervan. Wat zijn de gevolgen voor het verhuisproject?
In mijn ervaring is het hr-element een van de eerste slachtoffers. Hr wordt onvoldoende betrokken bij het proces. Nochtans begrijpen zij bij uitstek wat het bedrijf goed kan doen draaien. Hr kan eigenlijk de operationele behoeften vertalen in tools.
Bovendien kan omwille van de planning het personeel niet altijd worden betrokken bij het verhuisproces. Een verhuizing moet daarom steeds worden begeleid met ‘change management’. Anders ziet het personeel het nut van de verhuizing niet in. Zo komen we opnieuw uit bij het eerder genoemde probleem van werknemers die vertrekken.
Wanneer is voor u een project geslaagd na afloop van alle stappen?
Wanneer het project duurzaam is.
Het duurzaamste project is een project dat achteraf geen extra investeringen vereist om het efficiënt(er) te maken.
En een specifiek stappenplan maakt het mogelijk dat doel te bereiken.
