Je bedrijf verhuist? Vind het juiste pand in 4 stappen 

Verhuizen is een cruciale stap voor een bedrijf. Bij de keuze voor het gebouw waar je je werkruimtes gaat onderbrengen, zijn er heel wat factoren waar je rekening mee moet houden. Hieronder vind je dan ook een checklist als leidraad voor je beslissingen, zodat je een gebouw vindt dat voldoet aan de vereisten voor jouw activiteit. 

Wil je verhuizen? Dan sta je voor een cruciale stap in de groei van je bedrijf. Voor een geslaagde verhuis moet je immers met heel wat factoren rekening houden. Je budget en de verhuisplanning komen uiteraard als eerste in je op, maar er zijn nog tal van andere zaken waar je ook moet aan denken bij de keuze van je toekomstige werkplek. 

Het is van essentieel belang dat de noden binnen je bedrijf analyseert, zodat je de beste keuze kan maken voor het gebouw waarin je zal werken. Deze fase, een audit van de behoeften, vormt de basis voor een geslaagde bedrijfsverhuis. 

Om je te helpen, vind je hieronder een checklist met vier fases die je moet doorlopen voor en geslaagde bedrijfsverhuis.  

Logistiek, administratie, … De formaliteiten rond de locatie 

Allereerst moet je een locatie vinden voor je werkplek. Uiteraard moet je de gewoontes van je medewerkers analyseren. “We organiseren workshops rond verschillende thema’s om zo rekening te kunnen houden met de verplaatsingsgewoontes van je medewerkers. Woonplaats, verplaatsingsmiddelen, enz.”, legt Christine Rillaerts, bestuurder bij Buroconcept, uit. “Daar komen ook nog strategische vragen bij”, gaat ze verder, “Wil het bedrijf in Brussel blijven Wil het om fiscale of administratieve redenen naar een andere regio verhuizen? Ook de bereikbaarheid van een luchthaven is  voor logistieke bedrijven die internationaal actief zijn  bijvoorbeeld ook een belangrijke factor.” 

Ten slotte is er ook nog het type gebouw. Wil je verhuizen naar een gebouw dat je deelt met andere bedrijven of een gebouw dat enkel bestemd is voor jouw bedrijf?   

Op basis van dit eerste punt van de checklist verfijnen we onze vergelijkingstool waarmee je de gebouwen kan kiezen die het interessantst zijn voor jouw activiteit. 

De werkplek en de benodigde ruimte 

Vervolgens komt het ruimtelijke aspect aan bod. Nu bekijken we hoeveel vierkante meter het bedrijf nodig heeft om de verschillende werkruimtes en de bijbehorende logistiek onder te brengen.  

Door de toenemende populariteit van hybride werken (HWoW) zijn onze werkgewoontes drastisch veranderd, wat deze berekening nog complexer maakt. Ook de gewoontes van werknemers ondergaan hierdoor een evolutie: doorheen de dag kunnen ze op meerdere plekken aan het werk zijn,  van landschapskantoor over vergaderzalen tot thuis. Dat staat in schril contrast met de klassieke visie op werk, toen de werknemer de hele dag op zijn werkplek doorbracht. Bij de berekening van de hoeveelheid ruimte die nodig is per team, moeten we dus rekening houden met deze evolutie.   

In de ruimtelijke aanpak is het belangrijk om vanuit een macrovisie te kijken: je moet de ruimte bepalen die nodig is voor vergaderzalen, voor werkplekken, voor open space, voor ontmoetingsplekken enz. 

Eens die noden in kaart zijn gebracht, kan je dieper ingaan op de ruimte zelf. Een van de centrale vragen betreft de plaatsing van scheidingswanden die de werkruimtes binnen het gebouw gaan afbakenen. Die kunnen een project namelijk van A tot Z veranderen!  

”De scheidingswanden moeten afgestemd worden op de ramen in het gebouw”, legt Christine Rillaerts uit. “Stel je een gebouw voor met ramen die zo geplaatst zijn dat het kleinste bureau 2,4 meter breed is. Vergelijk dat met een ander gebouw waar je de wanden maar om de 1,8 meter kan installeren, watniet breed genoeg is voor een werkplek. Dus moet je voor bureaus van 3,6 meter breed gaan. Over de hele lengte van een muur betekent dat een enorm verschil. Deze elementen worden ook wel de modulatie van het gebouw genoemd en hebben een grote impact op een geslaagde verhuis.” 

Functies waar je moet op letten voor de verhuis van je bedrijf 

Het derde element op de checklist voor een geslaagde bedrijfsverhuis is het functionele aspect. 

Daar waar we tijdens de ‘ruimtelijke’ fase uitgingen van een macrovisie, is nu het moment gekomen om je werkruimte van dichterbij te bestuderen. We denken dan bijvoorbeeld aan de lichtinval. Een werkplek is maar aangenaam als je kan genieten van natuurlijk licht. Ook hier zal de opstelling een sterke invloed hebben op de ruimtelijke noden. “De zes eerste meters naast het venster zijn voorbehouden voor werkplekken”, legt Christine Rillaerts uit. “Een open space kan op die meters plaats bieden aan heel wat medewerkers. Bij een indeling van de werkplekken in individuele kantoren zal dat aantal een stuk lager liggen.” Voorbij die zes meter vinden we de secundaire ruimte. Die is bestemd voor vergaderzalen en logistieke of ontmoetingsruimtes. Het aantal ruimtes hier is afhankelijk van de noden van jouw bedrijf.  

Een ander voorbeeld: in een gebouw met veel steunpilaren kun je geen grote vergaderzalen installeren. Een dergelijk grondplan beïnvloedt ook de inrichting van de werkruimtes en de plaatsing van het meubilair.  

Je kan dus maar bepalen of een gebouw geschikt is door alle noden van je project exact te definiëren.  

De technische formaliteiten van het project 

Nu zijn we in de vierde fase van de checklist. Het project krijgt vorm en je moet rekening houden met bepaalde beperkingen. Ventilatie, geluidsisolatie, verwarming, verlichting, … Hier gaat het dus om alle technische zaken.  

Vergeet zeker de leeftijd van het gebouw niet. Oude kantoorgebouwen zijn niet gebouwd volgens dezelfde normen als onze huidige werkplekken, of het nu gaat om HVAC (ventilatie, verwarming en airco) of verlichting.  

Twintig jaar geleden werkten er heel wat minder mensen in kantoorgebouwen. Dat is ook logisch, want de meeste mensen hadden toen hun eigen bureau. Moderne landschapskantoren bieden plaats aan medewerkers terecht op dezelfde oppervlakte. Het gevolg is dat de technische inrichting niet altijd aangepast is aan deze nieuwe situatie: te weinig licht, onvoldoende verluchting enz. Bereid je hier dus op voor als je keuze valt op een oud gebouw. Vaak zal je bij een dergelijk gebouw geconfronteerd worden met bijkomende kosten.  

Tijdens deze technische fase bekijken we ook het aspect geluidsoverlast. Hier moet je rekening houden met twee elementen: de absorptie en de overdracht van geluid. Geluidsoverdracht is de manier waarop geluiden zich van de ene ruimte naar de andere verplaatsen, absorptie gaat dan weer om de geluidsweerkaatsing binnen de ruimtes. Dat laatste is sterk afhankelijk van de gebruikte bouwmaterialen. Een slechte geluidsisolatie in vergader- of belruimtes kan problemen geven voor de rust op het volledige plateau.        

Bij de keuze van een geschikt gebouw moet je ook nadenken over ecologie en energiebesparing. Isolatie staat centraal bij de berekening van je uitgaven, net zoals installaties die helpen om je energiefactuur op het einde van de maand zo laag mogelijk te houden. Wanneer het gebouw bijvoorbeeld is uitgerust met bewegingsdetectoren om de verlichting te beheren, betekent dat een significante besparing. 

Budget en planning: onderdeel van de checklist  

Met deze lange checklist kan je duidelijkheid scheppen in je zoektocht naar bedrijfsvastgoed. Door duidelijk je noden te bepalen en een beroep te doen op een bedrijf dat gespecialiseerd is in kantoorinrichting zoals Buroconcept, kan je je zoektocht verfijnen en een kantoor vinden dat echt aangepast is aan de noden van jouw bedrijf.  

Uiteraard moet je rekening houden met het financiële aspect. Maar door je exacte noden te bepalen zorg je ervoor dat je een gebouw vindt dat helemaal aangepast is aan je dagelijkse werking. Bovendien beperk je onaangename verrassingen na de intrek tot een minimum.  

Ten slotte is er nog het aspect planning. Je keuze zal bepaald worden door de beschikbaarheid van het gebouw. Maar ook de algemene staat is belangrijk: instapklaar, in opbouw of niet hersteld in de oorspronkelijke staat. Als er grote werken moeten gebeuren vóór de oplevering, kan dat een enorme impact hebben op de verhuisdatum.