Comment aménager des bureaux professionnels à l’épreuve du temps ? 

Les modes de travail changent. Et les bureaux doivent s’adapter pour éviter d’être dépassés en quelques années seulement. Dans cet article, nous revenons sur différentes pratiques à mettre en place dans vos bureaux pour s’assurer que leur aménagement reste pertinent face aux changements des habitudes de travail. 

Les journées des travailleurs n’ont jamais été aussi variées. Télétravail le matin, lunch avec des collègues dans les canapés de l’entreprise à midi, visio dans une salle de réunion en début d’après-midi et moment de concentration dans l’open-space pour boucler la journée. 

Le constat est clair, les modes de travail changent. Ils se diversifient en même temps que les activités des employés et les besoins opérationnels des équipes.. 

Derrière ce constat, apparaît une crainte : si ces habitudes de travail ne cessent d’évoluer, comment aménager des bureaux qui pourront s’adapter à ces changements? Les espaces de travail ne devront-ils pas être modifiés en permanence ? C’est un enjeu important pour les entreprises, que ce soit au niveau financier ou organisationnel. 

Dans cet article, nous vous proposons sept idées afin de mettre en place des espaces de travail qui s’adapteront aux évolutions de nos modes de travail. 

Mettre en place des espaces de travail dédiés à un project rooms  

Plusieurs travailleurs de différents départements sont sollicités pour mettre en place un projet particulier. Une situation récurrente dans toute entreprise. Mais un réel casse-tête pour la gestion de l’agencement des salles de réunion et de l’espace de travail. Faut-il bouger tous les bureaux pour qu’ils se retrouvent l’un à côté de l’autre ? Leur dédier une salle de réunion pourtant déjà souvent utilisée ? 

La gestion par projet est un élément principal de la vie d’une entreprise. C’est pourquoi, la mise en place d’espaces dédiés à un projet permettra à vos bureaux professionnels de s’adapter aux besoins réels de votre équipe. En pensant à l’ergonomie de la salle selon les besoins (que ce soit au niveau du mobilier, des étagères, du matériel de bureau,…), les équipes découvriront des espaces fonctionnels qui dynamisent la réussite de leurs projets sans représenter une gêne pour les autres employés de l’entreprise. 

Du mobilier flexible pour les bureaux professionnels 

« La simplicité est la sophistication suprême ». Cette citation de Léonard De Vinci s’applique aussi dans l’aménagement des espaces de travail. Vous désirez que le mobilier de votre bureau reste fonctionnel dans cinq, dix, vingt ans? Restez simples !  » Pour les bureaux bruxellois de Crédoc, nous avons réalisé que la fréquentation des espaces de travail variait fortement selon les jours. Nous avons donc trouvé des tables avec des pieds placés au centre de la table, ce qui permet de s’installer à quatre la plupart du temps, mais de passer à six travailleurs les jours de forte fréquentation. C’est tout simple et efficace« , explique Christine Rilaerts, administratrice chez Buroconcept. 

Derrière cet exemple se cache une illustration clé de l’agencement de bureaux. Du matériel de bureau simple mais fonctionnel peut avoir plusieurs usages. Alors que du mobilier spécifique n’offre pas cette possibilité. Un élément fondamental pour rester flexible face aux évolutions de nos habitudes de travail. 

Des boxes modulaires dans l’espace de travail

Cloisons ou open-space ? Bureau fermé ou salles de réunion ?  Ces questions sont de réels casse-tête dans l’agencement d’un espace de travail. 

Ce qui est normal puisque la réponse est bien souvent « ça dépend« .  

Comment s’assurer que ces choix restent fonctionnels dans les années à venir ? Une solution consiste à installer des caissons modulaires dans les open-space. Tout le matériel de bureau et les raccordements nécessaires se retrouvent directement dans ces boxes. 

Ces espaces modulaires peuvent à la fois se transformer en salle de réunion, en lieu de travail avec une protection acoustique ou alors en bureau privé. C’est le cas du projet VK engineering à Bruxelles qui a opté pour des boxes modulaires disposées à côté de l’open-space. Et ce afin de garder de la flexibilité dans l’agencement de l’espace de travail sans devoir prévoir une adaptation au niveau des techniques spéciales, et surtout en pouvant déplacer les boxes par après  

Un agencement intuitif et lisible

L’espace de travail est amené à fréquemment changer pour s’adapter aux besoins des équipes ? La fonction de chaque élément doit rester claire grâce à des codes définis à l’avance. 

Chez Buroconcept, l’aménagement des bureaux professionnels s’accompagne d’indications. « Dans un contexte changeant, les employés doivent s’habituer rapidement à un nouvel environnement. Pour notre aménagement de bureau chez Solar Concept à Bruxelles, nous avons mis en place des codes selon le type de salle de réunion. Le type de luminaire change selon l’espace de travail. Ou alors la décoration sur la porte d’entrée d’une salle de réunion va être différente selon sa capacité ou son mobilier. De plus, chaque espace est aménagé pour une tache spécifique et de manière très intuitive « , précise Christine. 

Utiliser du mobilier modulaire pour des espaces fonctionnels 

Une équipe a de nouveaux besoins opérationnels ? Et si le mobilier pouvait s’adapter à ces besoins ?

C’est toute l’idée du mobilier modulaire. Des étagères dont les tiroirs peuvent être interchangés pour se transformer en rangements plus grands. Des fauteuils devenant des armoires pour ranger le matériel de bureau. Ou des bureaux qui peuvent se transformer en sièges. Le marché du mobilier compte de nombreux fabricants qui proposent ce type de solutions. Bien que plus cher à l’achat, ces éléments modulaires vont rester fonctionnels pour vos équipes puisqu’ils s’adaptent à leurs besoins opérationnels. 

Répondre aux besoins des équipes 

Des bureaux professionnels à l’épreuve du temps, ce sont avant tout des espaces de travail qui restent utilisés. Le but n’est pas d’investir dans des salles de réunion ou du matériel de bureau pour qu’ils prennent la poussière. 

Pourtant, il n’est pas simple pour les employeurs de convaincre les employés de revenir au bureau. De s’asseoir dans l’open-space alors que beaucoup souhaitent rester chez eux. 

C’est pourquoi, l’aménagement de bureau doit être réfléchi pour ses employés. Pour leur apporter ce qu’il leur manque lorsqu’ils sont à domicile. Leurs collègues, en premier. Mais aussi des espaces fonctionnels correspondant à leurs besoins. Salle de réunion, open-space silencieux pour se concentrer, agencement de petites salles pour leur permettre de faire des visios-conférences,… Le bureau doit être un espace fonctionnel qui leur fera gagner du temps sur les tâches qu’ils ont à réaliser. Que ce soit une bonne acoustique dans les lieux de concentration ou de l’équipement adapté dans leurs salles de réunion. Les plus-values que peuvent apporter un bureau professionnel par rapport au télétravail sont nombreuses.  

La flexibilité et la réservabilité des espaces de travail

Le Hwow, ou le hybrid ways of working réfère à la notion d’hybridation du travail. Cette expression renforce l’idée que les activités des salariés sont de plus en plus variées. Mais cette variété implique une complexification de la gestion des espaces de travail. Faire des allers-retours entre l’open-space et une salle de réunion implique des complications évidentes. Surtout quand la plupart des employés de l’entreprise suivent ce rythme. C’est pourquoi, il est important de penser à la réservabilité des espaces de travail. En mettant, par exemple, en place une plate-forme de réservation et des règles concernant l’occupation.  

Enfin, il faut garder en tête que plus l’espace est petit, plus la possibilité de le réserver doit être limitée. “C’est un principe qui doit être appliqué dans l’idée de créer un espace de travail s’adaptant aux activités des employés”, précise Christine Rilaerts. “ Dans la configuration du travail hybride, l’employé ne peut pas prévoir à l’avance les différentes activités qui composeront sa journée. C’est pour cela que les petits espaces de travail doivent rester flexibles : il doit trouver un espace disponible pour passer un coup de fil sans déranger l’open-space, il faut qu’il ait un espace de concentration libre s’il doit s’isoler pour une tâche complexe,… C’est pour cela qu’il faut garder une proportion d’espaces qu’il ne sera pas possible de réserver. Avec des règles d’occupation qui seront précisées dans les guidelines.” L’idée est de respecter le principe qui veut que plus une salle est petite, plus il est compliqué de la réserver.  

Cet article mentionne de nombreuses pistes au niveau des aménagements et de l’organisation pour garder des bureaux flexibles face aux évolutions des habitudes de travail. Mais ce n’est pas tout. Le management joue également un rôle fondamental. Un bureau professionnel qui résiste à l’épreuve du temps et un bureau qui s’adapte aux besoins des employés. Et pour que cette prise en main ait lieu, le management se doit de faire confiance à ses équipes. Et leur permettre d’identifier leurs besoins et de construire des espaces qui y font écho.