Wat is HWoW (Hybrid Ways of Working)?

Sinds de pandemie is de arbeidsmarkt sterk veranderd. Een nieuwe, ‘hybride’ bedrijfsorganisatie is in opmars. HWoW gaat over veel meer dan de vraag waar je zal werken. Het zet bedrijven ertoe aan om hun werkorganisatie als geheel te herzien, om zo het welzijn van hun werknemers en de slaagkansen van hun projecten te verbeteren.

Een studie van Gallup Workplace toont aan dat 56% van de Amerikaanse werknemers vindt dat ze hun werk volledig remote kunnen uitvoeren 30% van hen werkt al volledig thuis en gaat alleen nog naar kantoor voor opleidingen of vergaderingen. Voor de pandemie was dat slechts 8%. In drie jaar tijd is de arbeidsmarkt dus volledig veranderd. Hybride werken heeft zich binnen bedrijven als een lopend vuurtje verspreid en voor heel wat ondernemingen is het lastig om de impact van die situatie in te schatten.

Hybride werken heeft zich binnen bedrijven en voor heel wat ondernemingen is het lastig om de impact van die situatie in te schatten. De medewerkers gebruiken deze plaatsen op een ondoordachte manier en bedrijven hebben het lastig om hun teams terug naar het kantoorgebouw te lokken.

Want om de essentie van HWoW te snappen, moet je begrijpen dat plaatsen gebaseerd zijn op activiteiten, aldus Christine Rillaerts, bestuurder bij Buroconcept.“Vanuit die optiek bepaal je wat de medewerkers dagelijks doen en creëer je vervolgens ruimtes die afgestemd zijn op die activiteiten. In een klassieke visie heeft iedereen een eigen werkplek, of dat nu een gesloten kantoor is of een plek in een landschapskantoor. En op die plek doen werknemers alles: telefoontjes, formele en informele vergaderingen, de dagelijkse taken, … Wanneer je een kantoor echter organiseert volgens de HWoW-visie creëer je geschikte plekken voor elk van die taken.” HWoW of hybride werken gaat om veel meer dan een gedeeltelijk thuis werken en een deel op kantoor. Organisatorisch is het voor een bedrijf veel complexer dan dat, wat blijkt uit de onaangepaste kantoorinrichting in sommige gebouwen: verlaten landschapskantoren, vergaderzalen die altijd bezet zijn, … De medewerkers gebruiken deze plaatsen op een ondoordachte manier en bedrijven hebben het lastig om hun teams terug naar het kantoorgebouw te lokken..”

De werkplek wordt hybride

Bij hybride werken worden de taken van de werknemer dus verdeeld over verschillende plekken die elk afgestemd zijn op een specifieke activiteit. Zo ook het huis van de werknemer. Om die reden zegt Christine Rillaerts dat de pandemie hybride werk niet gecreëerd heeft, maar een van de kenmerken ervan versterkt heeft: de eigen woning als werkplek. ” Telewerken bestond voor de pandemie ook al. Wat veranderd is, is dat heel wat bedrijven hun medewerkers nu een laptop en ander materiaal hebben gegeven waarmee ze thuis kunnen werken. hebben gegeven waarmee ze thuis kunnen werken.”

En die vermenigvuldiging van het aantal werkplekken houdt in dat het werk anders, flexibeler georganiseerd moet worden. In deze logica is het feit dat werk flexibel wordt geen doel op zich, maar eerder een resultaat. “Vanuit die logica is flexibeler werken geen doel op zich, maar veeleer een resultaat. Vanaf het moment dat een landschapskantoor een plek wordt die enkel bedoeld is voor bepaalde activiteiten, betekent dat immers dat de werknemers niet altijd in die open ruimte zitten. Je hoeft dus niet langer één plek per persoon te voorzien. Een medewerker kan op één dag in een landschapskantoor, een bubbel, een projectruimte of thuis werken.” Een medewerker kan op één dag in een landschapskantoor, een bubbel, een projectruimte of thuis werken. Thuis is dus voor meer mensen een nieuwe werkplek geworden.”

Die flexibiliteit toont aan hoe belangrijk het is om je kantoren aan te passen aan HWoW.

Hoe stem je jouw kantoren af op de HWoW-vereisten?

EEr zijn dus best wel wat uitdagingen verbonden met hybride werken. Om die goed aan te pakken, moet je eerst en vooral goed luisteren naar de noden van je medewerkers. “Onze eerste taak is te begrijpen hoe de medewerkers functioneren en wat hun echte noden zijn”, vertelt Laurence Indekeu, project manager bij Buroconcept. “Tijdens de audit van de kantoorinrichting begeleiden we workshops met de medewerkers van het bedrijf. Met de HWoW en de technologische ontwikkelingen in het achterhoofd is dat een heel belangrijk onderdeel.”  

Laurence Indekeu komt terug op een aantal voorbeelden van plekken die ontworpen zijn voor HWoW, “je moet je de vraag stellen: waarom gaat iemand naar kantoor? Dat is in de eerste plaats voor contact met de collega’s. In nieuwe kantoren proberen we dus plaatsen te creëren waar collega’s elkaar kunnen ontmoeten. Zo laten we de traditionele cafetaria bijvoorbeeld evolueren naar een plek waar de hele dag vanalles gebeurt. Ze wordt het hart van het bedrijf, waar ideeën geboren worden en mensen elkaar ontmoeten en ideeën uitwisselen. Je kan zo een hele reeks nieuwe plekken uitwerken: plaatsen waar je met z’n tweeën kan praten, waar je kan overleggen met collega’s of waar je gewoon de krant kan lezen.” 

Let wel, niet alleen de inrichting van de kantoren zelf is cruciaal voor geslaagde HWoW, ook een modern en flexibel beheer ervan is essentieel. 

Opstellingen die voldoen aan de noden van hybride werken

Als kantoorinrichtingsspecialist biedt Buroconcept zijn klanten heel wat opstellingsmogelijkheden. Iets wat vaak naar boven komt, is de grootte van de vergaderruimtes. Voor de stroomversnelling van HWoW hadden die ruimtes veelal een standaardgrootte. Vandaag is dat niet meer het geval, ze moeten aangepast zijn aan meerdere noden.

• Plekken voor één persoon die online vergadert
• Grote ruimtes voor vergaderingen met het hele team

• Zalen waarin managers vergaderingen kunnen houden met hun teamleden, waarbij sommigen ter plaatse zijn en anderen telewerken.
• Kleine ruimtes voor debriefings met een beperkte groep.
• … 

Dat is precies wat we gedaan hebben in de Brusselse kantoren van Elia, om de teamleden vergaderzalen te bieden die voldoen aan hun noden.

Vanuit dezelfde filosofie hebben we de kantoren van CSD Engineers zo ingericht dat ze optimaal aangepast zijn aan de noden van de teams. Naast de landschapsgedeeltes zijn er ook bubbels met een ruimte voor mensen die apart willen zitten om zich te kunnen concentreren. erder richtten we vergaderzalen in van verschillende groottes, en ‘huiselijke’ ruimtes waar mensen elkaar kunnen ontmoeten en overleggen.

De inrichting moet telkens een antwoord bieden op de belangrijkste uitdagingen van HWoW. Ze moet:

• aangepast zijn aan de nieuwe technologische tools voor hybride werken.
• een bedrijfscultuur creëren waarmee hybride werken op alle niveaus van de organisatie ingang vindt.
• een managementstijl bevorderen die aangepast is aan hybride werken, met meetings op regelmatige tijdstippen, zowel individueel als in groep.
• nieuwe manieren van werken helpen vormgeven, zodat elke werknemer zich leert aan te passen aan HWoW.

Meer welzijn en productiviteit: de voordelen van hybride werken

Werknemers zijn vragende partij voor hybride werken, zo blijkt uit een studie van Business Wire. 55% van de Franse werknemers wil graag hybride werken en 74% onder hen wil dat de flexibiliteit van hybride werken geïntegreerd wordt in de bedrijfscultuur van hun werkgever. En dat hoeft niet te verbazen. Met HWoW kan je heel wat positieve doelen bereiken voor zowel bedrijf als werknemers. Eerst en vooral is er de samenhang binnen het team. Met andere woorden: hoe garandeer je een succesvolle samenwerking zonder dat je elkaar elke dag ziet?

Via de kantoorinrichting kan je ook de communicatie binnen je teams vergemakkelijken. Met een aangepaste werkplek win je heel wat tijd om teams te begeleiden, of het nu vanop afstand is of op hun vertrouwde werkplek. Aangepaste kantoren werken ook als katalysator voor de digitale transitie. De werkplek past zich aan de technologische evolutie aan, niet andersom, en dat biedt heel wat mogelijkheden voor de toekomst.

Kantoren moeten ook voldoen aan de professionele noden van de ‘nomadische’ werkstijl en die van – vaak jonge – medewerkers die nood hebben aan een soepele dagindeling. Dat is trouwens een van de belangrijkste redenen om jonge talenten aan te trekken en in je bedrijf te houden. Daarnaast is HWoW ook een efficiënte manier om de ecologische voetafdruk van je bedrijf te verlagen.

Met een uitgekiende kantoorinrichting bespaar je ook heel wat ruimte vermijd je dat vergaderruimtes meestal leeg zijn, en bureaus niet gebruikt worden. Je teams worden efficiënter omdat ze direct een plek vinden die aangepast is aan de taak die ze moeten uitvoeren. Tot slot stimuleert een dergelijke inrichting zelfontplooiing op de werkplek, als oplossing voor iedereen die stilte en comfort zoekt, de samenhang binnen zijn team wil versterken of nood heeft aan een specifieke inrichting om samen te kunnen werken met collega’s of klanten.